Deklaracja VAT-26: terminy, zasady i odliczanie VAT poradnik

Pierwszym wydatkiem związanym z samochodem jest wpłata zaliczki na poczet zakupu pojazdu lub usługi (najmu/leasingu), w zależności od tego, która z tych sytuacji wystąpiła jako pierwsza. Dlatego brak zgłoszenia lub złożenie go po terminie jest mocno ryzykowne. Pamiętaj, że deklaracji VAT-26 nie złożysz przez ePUAP i nie podpiszesz go Profilem Zaufanym. Ostatnia jest sekcja „D”, gdzie oprócz daty wymagane są imię, nazwisko, telefon kontaktowy i podpis podatnika, ewentualnie osoby, która będzie Twoim reprezentantem. Jeżeli jest ich więcej, musisz wypełnić kolejny druk i oznaczyć go odpowiednim numerem załącznika.
Dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym podatnicy poniosą pierwszy wydatek z nimi związany, nie później jednak niż w dniu przesłania ewidencji, o której mowa w art. 109 ust. Więcej informacji znajdziesz na stronie Uwagi Prawne. Artykuły zamieszczone w serwisie GOV.PL, w których nie podajemy żadnych dodatkowych informacji na temat praw autorskich, należą do informacji publicznych i udostępniamy je bezpłatnie. Dodatkowe opłaty możesz ponieść, tylko w przypadku realizacji tej usługi przez pełnomocnika (informacje na temat pełnomocnictwa). Dowiedz się więcej o zasadach korzystania z interaktywnych formularzy deklaracji. Pełnomocnika możesz również wyznaczyć do złożenia deklaracji w formie papierowej.

Jak wypełnić formularz VAT-26?

W tym celu musisz jednak dopełnić pewnych formalności – złożyć deklarację VAT-26. Ponad druków, formularzy, umów i wzorów pism znajdziesz na e-druki.pl, zobacz także e-deklaracje, e-faktury KSeF oraz program do faktur online. W przypadku mniejszej wagi – co uzależnione jest od oceny organu i sądu – kara nie może być mniejsza niż 280 zł (2021 r.). Na koniec okresu rozliczeniowego wpisy muszą zostać potwierdzone przez podatnika – przedsiębiorcę (osobę upoważnioną) w zakresie autentyczności wpisu osoby kierującej. Ewidencja powinna zawierać wpisy dotyczące każdej jazdy pojazdem.

• Urząd odstąpi od wymierzenia kary, gdy złożysz informację po terminie, ale przed dokonaniem czynności sprawdzających, kontrolnych lub wszczęciem postępowania podatkowego w zakresie podatku VAT.
• Dodatkowe opłaty możesz ponieść, tylko w przypadku realizacji tej usługi przez pełnomocnika (informacje na temat pełnomocnictwa).
• Ponad druków, formularzy, umów i wzorów pism znajdziesz na e-druki.pl, zobacz także e-deklaracje, e-faktury KSeF oraz program do faktur online.
• ✅ Co możesz odliczyć od podatku dochodowego?
• Prawidłowe i terminowe złożenie tej informacji to warunek pełnego odliczenia VAT, a błędy w tym zakresie mogą skutkować ograniczeniem prawa do odliczenia jedynie do 50%.
• Pamiętaj też, że oprócz zgłoszenia takiego pojazdu na druku VAT-26, musisz także stworzyć regulamin użytkowania pojazdów w firmie i prowadzić dla nich ewidencję przebiegu.

Jego księgowa planowała wysłać JPK_V7M za luty już 15 marca.➡ Jeśli VAT-26 nie zostanie złożony najpóźniej 15 marca, Pan Tomasz nie będzie mógł odliczyć pełnego VAT od samochodu – mimo że termin 25 marca jeszcze nie minął. Nie chodzi tu wyłącznie o fizyczny zakup samochodu. Dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym podatnik poniósł pierwszy wydatek związany z pojazdem, z którym zamierza powiązać pełne odliczenie VAT”, ale nie później niż w dniu przesłania JPK_V7 za ten miesiąc. Prawidłowe i terminowe złożenie tej informacji to warunek pełnego odliczenia VAT, a błędy w tym zakresie mogą skutkować ograniczeniem prawa do odliczenia jedynie do 50%. Znajduje się tam tabela, w której należy uzupełnić dane dotyczące zgłoszonych pojazdów. Część C formularza VAT-26 to główna część druku.
Ewidencji nie trzeba prowadzić jedynie przy pojazdach wymienionych powyżej, co do których nie ma obowiązku składania druku VAT-26. Obowiązek złożenia druku VAT-26 nie dotyczy pojazdów wykorzystywanych w trybie “mieszanym z 50% odliczeniem VAT” tj. Mimo że samochód jeszcze nie jeździł, poniósł pierwszy wydatek, który uprawnia do odliczenia VAT.➡ Aby odliczyć pełny VAT z faktury za naprawę, Pan Kamil musiał złożyć VAT-26 najpóźniej w dniu przesłania JPK_V7M za czerwiec.

Termin złożenia VAT 26 do urzędu skarbowego

Przy czym datą rozpoczęcia biegu terminu jest data, w której miała miejsce zmiana użytkowania pojazdu (datą taką może być np. dzień sprzedaży pojazdu). Natomiast w przypadku spółek – urząd skarbowy zgodny z miejscem prowadzenia działalności. Nie jest możliwe podpisanie druku VAT 26 za pomocą Profilu Zaufanego i złożenia przez ePUAP. Dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym zostanie poniesiony pierwszy wydatek związany z pojazdem, nie później jednak niż w dniu przesłania ewidencji JPK_V7.
Jeżeli wykorzystujesz samochód osobowy wyłącznie w celach związanych z działalnością gospodarczą, przysługuje Ci prawo do odliczania 100% kosztów zakupu i eksploatacji oraz podatku VAT. Podatnicy, którzy spóźnią się z drukiem, muszą zatem skorygować deklaracje VAT za okres, w którym korzystali z samochodu i odliczali 100% VAT bez złożonego druku VAT-26. Należy pamiętać, że opóźnienie skutkuje również brakiem prawa odliczenia VAT za okres przed złożeniem druku VAT-26.

• Pamiętaj, że samą ewidencję musisz przechowywać przez kolejne 5 lat, licząc od końca roku podatkowego, w którym zakończono wykorzystywanie samochodu na potrzeby działalności gospodarczej.
• Dzięki temu ograniczenie odliczenia dotyczy tylko okresu od tej zmiany, a nie wstecz.
• Ale w niektórych sytuacjach konieczna może stać się aktualizacja danych, na przykład w związku z wykupieniem samochodu z leasingu i przerejestrowaniem.
• Ważne jest, żebyś zarówno ty jak i sprzedawca, od którego kupujesz samochód, był czynnym podatnikiem VAT.
• Jeżeli podatnik nie złoży informacji VAT-26 w terminie uznaje się, że pojazd jest wykorzystywany wyłącznie do jego działalności gospodarczej dopiero od pierwszego dnia miesiąca, w którym tę informację złoży.
• Znajduje się tam tabela, w której należy uzupełnić dane dotyczące zgłoszonych pojazdów.

Co powinieneś wiedzieć i kto może skorzystać z usługi

W tym samym miesiącu kupiła paliwo i dostała fakturę.➡ Musiała złożyć VAT-26 przed złożeniem JPK_V7M za lipiec – inaczej mogłaby odliczyć tylko 50% VAT z faktury za paliwo. W czerwcu nie poniosła jednak żadnych wydatków umożliwiających odliczenie VAT (np. nie zapłaciła jeszcze faktury).➡ W tej sytuacji, mimo uchybienia terminowi, brak szkody – VAT będzie można odliczyć w pełni od zakupów od lipca. W lipcu postanowił zabrać rodzinę na wakacje tym pojazdem i od 7 lipca zaprzestał prowadzenia kilometrówki.➡ Mimo że aktualizację VAT-26 złożył dopiero 25 lipca, już od 7 lipca wszelkie koszty dotyczące pojazdu są limitowane do 50% VAT. Pan Marcin używał samochodu wyłącznie służbowo. Najpóźniej do końca miesiąca, w którym nastąpiła zmiana wykorzystywania pojazdu. Chce odliczyć cały VAT z faktury zaliczkowej.➡ Musi złożyć VAT-26 w maju, nie później niż w dniu przesłania spinanga JPK_V7K za kwiecień (część ewidencyjna), mimo że za kwiecień złoży pełne rozliczenie dopiero w lipcu.
W tym drugim przypadku konieczne będzie zgłoszenie samochodu do urzędu skarbowego poprzez deklarację VAT-26. Dodatkowo, za brak ewidencji przebiegu podatnik ponosi taką odpowiedzialność, jak za nieprowadzenie ksiąg podatkowych. Jeżeli podatnik sam wykorzystuje pojazd, poświadczenie autentyczności nie jest wymagane.
Podatnicy podatku VAT, którzy zdecydowali się wykorzystywać pojazd samochodowy wyłącznie do celów firmowych (prawo do pełnego odliczenia – 100% VAT), zobowiązani są do złożenia deklaracji VAT-26. Tak – niezależnie od kraju zakupu, jeśli podatnik zamierza używać samochodu wyłącznie w działalności gospodarczej i chce odliczać 100% VAT od kosztów, musi złożyć VAT-26. Poprzez nienależyte złożenie druku należy rozumieć złożenie nieprawdziwej informacji i dokonanie odliczenia podatku niezgodnie z przepisami o VAT (czyli zastosowane zostało pełne odliczenie podatku, mimo że ono nie przysługuje). Jeśli podatnik nie chce dokonać zgłoszenia na druku VAT 26, wówczas przysługuje mu standardowo 50% odliczenia VAT od wydatków związanych z tym pojazdem. Możesz odliczyć 100% podatku naliczonego od wydatków poniesionych w związku z kupnem i użytkowaniem samochodu, jeżeli zamierzasz go używać wyłącznie do celów służbowych. Jeżeli zdecydujesz się, by auto przeznaczone wyłącznie dla celów firmowych użytkować prywatnie – lub po prostu nie będziesz chciał już – mimo dalszego korzystania z niego wyłącznie dla celów służbowych – prowadzić ewidencji i odliczać 100% VAT, a jedynie 50%, musisz złożyć ponownie druk VAT-26, tym razem aktualizujący.

💬 Przykład 1 – wcześniejsze złożenie JPK może skrócić termin VAT-26

W przypadku wersji online można skorzystać z systemów do księgowości online takich jak np. Druk VAT 26 można złożyć online lub w formie papierowej. Zgodnie z ustawą o VAT oraz Kodeksem drogowym za pojazd samochodowy uznaje się pojazd silnikowy, którego konstrukcja umożliwia jazdę z prędkością przekraczającą 25 km/h, o dopuszczalnej masie całkowitej nieprzekraczającej 3,5 tony. W takim przypadku VAT 26 samochód ciężarowy nie musi być składany.

W jakich sytuacjach składamy VAT 26?

Formalnościami, o których mowa, jest prowadzenie kilometrówki, zgłoszenie pojazdu na druku VAT 26 oraz sporządzenie regulaminu użytkowania pojazdu w firmie. Informację o tych pojazdach należy złożyć w terminie do 25. Dlatego musisz złożyć aktualizację VAT-26 najpóźniej do końca miesiąca, w którym dokonano zmiany przeznaczenia samochodu/ sprzedaży pojazdu. Organy podatkowe uznają, że zmiana numeru rejestracyjnego pojazdu zobowiązuje do aktualizacji informacji VAT-26 (np. numer rejestracyjny pojazdu zmienia się po wykupie samochodu z leasingu). Ewentualnie należy złożyć korektę, która pozwoli odzyskać część nieodliczonego podatku VAT. Bezpieczniej wówczas odliczyć tylko 50% VAT i złożyć deklarację w terminie w kolejnym miesiącu.

Pani Małgorzata, rozliczająca się kwartalnie, w kwietniu zapłaciła zaliczkę na poczet samochodu. W tym poradniku wyjaśniamy, kiedy i jak złożyć VAT-26, jakich formalności dopełnić, oraz jakie są konsekwencje błędów. System wFirma.pl umożliwia generowanie zgłoszenia VAT 26, w tym celu należy przejść do zakładki START » PODATKI » PODATEK VAT » DODAJ DEKLARACJĘ » INFORMACJA VAT 26. Następnie należy określić cel złożenia formularza – zgłoszenie (pozycja nr 6) lub aktualizacja (pozycja nr 7). Czy może to zrobić po terminie? Pan Marek prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą w dniu 10 października nabył samochód osobowy, który postanowił przeznaczyć tylko dla celów firmowych.
Błędy i zaniedbania związane ze złożeniem deklaracji VAT-26 lub prowadzeniem ewidencji przebiegu pojazdu mogą mieć poważne konsekwencje. W przypadku deklaracji VAT-26 druk możesz dostarczyć osobiście do właściwego urzędu skarbowego lub centrum obsługi podatnika w dowolnym urzędzie skarbowym. Jeśli chcesz dokonać aktualizacji informacji widniejących w deklaracji VAT-26, zrób to do końca miesiąca, w którym nastąpiła zmiana, na przykład zmienił się numer rejestracyjny pojazdu czy inne dane widniejące w deklaracji. Druk VAT-26 należy złożyć nie później niż w terminie 7 dni licząc od dnia, w którym poniesiony zostanie pierwszy wydatek związany z tymi pojazdami. Druk składany musi być przez podatników, którzy do działalności gospodarczej wykorzystują pojazdy samochodowe o dopuszczalnej masie całkowitej nieprzekraczającej 3,5 T – i to zarówno samochody osobowe, jak i zarejestrowane jako pojazdy ciężarowe.